Stukken opvragen en nabellen
Loonstroken, jaaropgaven, bankafschriften en polissen die klanten te laat aanleveren. Automatische herinneringen, op tijd escaleren en één overzicht van wie nog ontbreekt vóór de deadline.
Procesautomatisering voor financiële dienstverleners
Eén proces uit handen. Binnen drie weken.
Voor accountants, administratiekantoren, hypotheek- en verzekeringsadviseurs en kredietverleners. Wij halen het handwerk uit één proces: klanten nabellen voor stukken, dossiers compleet maken, gegevens overtypen in portalen. Gebouwd op de systemen die u al gebruikt, tegen een prijs die vooraf vaststaat.
60 minutenWerkscan, online en kosteloos
3 wekenVan akkoord tot in gebruik
€ 2.950Vaste prijs per proces
Geld terugAls het niet doet wat is afgesproken
Het probleem
Het werk dat nergens op een factuur staat
Op elk financieel kantoor draait een deel van het werk op handkracht die niemand heeft ingepland. Iemand belt voor de derde keer een klant na voor een loonstrook of jaaropgave. Iemand houdt in een lijstje bij welk dossier nog niet compleet is. Iemand typt dezelfde gegevens over in het portaal van een geldverstrekker of verzekeraar.
Dat kost geen project, het kost uren, elke week opnieuw, bij dezelfde mensen. En juist die mensen zijn op dit moment nauwelijks te vinden. Het wordt zelden aangepakt, omdat het te klein is voor een implementatietraject en te groot om te negeren. Precies dat gat vullen wij.
Werkwijze
Vier stappen, waarvan u de eerste twee vrijblijvend doorloopt
U beslist pas na de blauwdruk. Tot dat moment kost het u een uur gesprek en verder niets.
1Kosteloos
Werkscan
In één online gesprek van een uur lopen wij één proces stap voor stap door met degene die het dagelijks uitvoert. Binnen een week krijgt u de nulmeting: welke stappen handmatig gaan, hoeveel uur per maand daarin zit en wat dat kost.
2Vóór de bouw
Blauwdruk
Op één pagina: wat geautomatiseerd wordt, wat bewust bij een medewerker blijft, welke systemen gekoppeld worden en welke tijdwinst wij verwachten. U geeft akkoord voordat er gebouwd wordt.
33 weken
Bouw en ingebruikname
Gebouwd op uw bestaande systemen. Geen migratie, geen nieuw pakket, geen extra inlog. Wij vragen maximaal twee uur per week van één vast aanspreekpunt. In week drie draait het mee in de praktijk.
4Bij oplevering
Overdracht
U krijgt de opzet en de documentatie, en wij werken uw team in tot het dagelijks gebruikt wordt. Wat wij bouwen is uw eigendom en blijft werken zonder ons.
Processen
Waar wij het vaakst uren vinden
Herkenbaar? Dan is dat waarschijnlijk uw eerste proces. In de Werkscan kiezen wij samen welke het meeste oplevert — wij beginnen altijd bij één.
Dossiers compleet maken
Hypotheek-, krediet- of klantdossiers controleren op volledigheid voordat een adviseur of acceptant eraan begint. Niemand begint meer aan een half dossier.
Gegevens overtypen
Gegevens uit documenten halen en klaarzetten in uw adviespakket of het portaal van een geldverstrekker of verzekeraar. Met een controlestap, zodat niemand blind hoeft te vertrouwen op wat eruit komt.
Mutaties verwerken
Loonmutaties, polis- en adreswijzigingen die per mail binnenkomen en met de hand worden ingevoerd. Automatisch uitgelezen en klaargezet, de controle blijft bij uw medewerker.
Terugkerende rapportages
Maand- en kwartaaloverzichten voor klanten of intern, die nu met de hand uit meerdere bronnen in elkaar worden gezet. Elke periode automatisch klaargezet, in uw eigen opmaak.
Binnenkomende post en vragen
Mails en documenten van klanten die handmatig worden gelezen, geregistreerd en doorgezet. Automatisch gesorteerd en bij de juiste persoon neergelegd, met de beoordeling nog steeds bij een mens.
Prijzen
Vaste prijs, vooraf bekend
Geen uurtarief, geen nacalculatie, geen offerte op aanvraag. U weet wat het kost voordat u begint.
Stap 1
Werkscan en blauwdruk
Kosteloos
Vrijblijvend — u beslist daarna pas.
- Online gesprek van 60 minuten
- Nulmeting: uren per maand en wat dat kost
- Blauwdruk van wat wij zouden bouwen
Stap 2 · meest gekozen
Procesbouw
€ 2.950
Eenmalig, per proces.
- Bouw en koppeling met uw bestaande systemen
- Ingebruikname binnen drie weken
- Documentatie en inwerken van uw team
- Geld terug als het niet doet wat is afgesproken
Optioneel
Beheer
€ 400 / maand
Start na ingebruikname. Maandelijks opzegbaar. Eventuele licentiekosten van gebruikte software staan vooraf in de blauwdruk.
- Wij houden het draaiend en lossen op vóór u het merkt
- Kleine wijzigingen inbegrepen
- Elke maand één verbetering
- Maandrapport met bespaarde uren
Blijkt uit de blauwdruk dat een proces te omvangrijk is voor één traject, dan splitsen wij het in meerdere trajecten met elk een eigen vaste prijs. U weet dat vóór u beslist, niet achteraf.
Onze garantie
Doet het na drie weken niet wat in de blauwdruk staat, dan krijgt u het volledige bedrag terug.
Geen discussie over inspanning of gedeeltelijke oplevering. En u houdt wat er tot dan toe is gebouwd.
Team
Twee mensen, geen bureau tussen u en het werk
U spreekt de mensen die het werk doen. Geen accountmanager, geen tussenlaag, geen wisselende gezichten.
EC
Projectbegeleiding en regie
Elwin Cordes
Ruim 25 jaar interim-, project- en programmamanagement bij overheidsorganisaties, publieke instellingen en in de financiële sector. Voert de Werkscan, bewaakt de blauwdruk en is uw aanspreekpunt gedurende het hele traject.
IT
Development en bouw
Ilsa Tiemessen
Bouwt de koppelingen en de geautomatiseerde stappen op uw bestaande systemen, verzorgt de ingebruikname en de documentatie, en werkt uw team in. Ook verantwoordelijk voor het beheer na oplevering.
Over uw gegevens
Wat er met uw data gebeurt, staat op papier vóór wij beginnen
U werkt met financiële gegevens van klanten, die niet zomaar mogen rondgaan. Daarom regelen wij dit vooraf in plaats van achteraf.
Vooraf vastgelegd
In de blauwdruk staat welke gegevens door welk onderdeel worden verwerkt en waar dat gebeurt. U weet dat vóór de bouw begint.
Verwerkersovereenkomst
Wij sluiten die voordat wij toegang krijgen tot systemen waarin persoonsgegevens staan.
Uw eigen omgeving
Wij werken binnen uw systemen en accounts. Waar het kan blijft de beoordelende stap bij een medewerker.
Veelgestelde vragen
Wat mensen ons als eerste vragen
Werkt dit ook met onze eigen software?
Daar gaan wij juist vanuit. Wij bouwen op wat u al gebruikt, zoals uw adviespakket, boekhoud- of salarissoftware, en koppelen daaraan, in plaats van u te vragen over te stappen. Blijkt tijdens de Werkscan dat een systeem zich niet laat koppelen, dan zeggen wij dat meteen — en dan kiezen wij een ander proces of stoppen wij ermee. U hoort dat vóór u iets betaalt.
Hoeveel tijd kost dit ons?
Een uur voor de Werkscan, en daarna maximaal twee uur per week van één vast aanspreekpunt gedurende de bouw. Meer vragen wij niet. Als wij meer van uw mensen nodig zouden hebben dan dat, hebben wij het proces te groot gemaakt.
Wat als het proces groter blijkt dan gedacht?
Dan splitsen wij het op in meerdere trajecten met elk een eigen vaste prijs, en dat staat in de blauwdruk vóór u beslist. Wij beginnen liever met een kleiner stuk dat werkt dan met een groot stuk dat half af komt.
Vervangt dit onze medewerkers?
Nee. Wij halen het repeterende deel weg — het nabellen, overtypen en bijhouden — zodat de mensen die u toch al niet kunt vinden of missen, aan het inhoudelijke werk toekomen. Beoordelen, afwegen en beslissen blijft bij hen.
Zitten wij vast aan het beheer?
Nee. Wat wij bouwen is uw eigendom, u krijgt de documentatie, en het blijft werken zonder ons. Het beheer is maandelijks opzegbaar en bestaat omdat de meeste organisaties liever niet zelf willen ingrijpen als er iets verandert.
Wij zijn een kleine organisatie. Is dit iets voor ons?
Als er bij u één taak is die elke week terugkomt en meerdere uren kost, dan verdient dit zich terug. Onder de twee uur per week is het dat waarschijnlijk niet, en dat zeggen wij dan ook gewoon in de Werkscan.
Volgende stap
Plan de Werkscan
Eén uur, online, kosteloos en vrijblijvend. Binnen een week weet u zwart op wit hoeveel uur er in dat ene proces weglekt en wat dat per maand kost. Wat u daarna doet, bepaalt u zelf.